لازم است استفاده از تجهیزات مکانیزه و اصلاح روش ها، به تدریج جایگزین روش‌های سنتی و قدیمی شود. پیشرفت فناوری‌های نوین، نشان می‌دهد که انجام امور ثبتی با شیوه‌های سنتی، موجب بروز اشتباهات ناخواسته فراوانی میشود و امکان و فرصت جعل را برا ی بزهکاران احتمالی فراهم میسازد. اکثر اشتباهات و جعل ها، ناشی از فقدان اطلاعات به روز در مراکز ثبتی است.[۱]

از نخستین فواید ایجاد سامانه جامع ثبتی، کاهش فرصت‌های ارتکاب قسمت عمده‌ای از جرم‌های ثبتی، مانند انتقال مال غیر است. بر‌ای نمونه در وضعیت کنون بسیار اتفاق میافتد که شخصی، ملکی را به دیگری میفروشد و پس از مدتی، آن را با سند مجعول، به شخص ثالث انتقال میدهد و گاهی این زنجیره تا ده‌ها نفر ادامه پیدا می‌کند؛ بدون آن که اقدام مجرمانه وی کشف شود.[۲] علت این امر، همان عدم وجود سیستم جامع اطلاعات ثبتی در کشور است که امکان استعلام دقیق وضعیت ثبتی ملک، به ویژه در رابطه با زمینها و به طور خاص، زمینهای دور از مراکز شهری، را منتفی میسازد. در حا لیکه اگر همه اطلاعات مربوط به نقل و انتقال املاک و اسناد، در یک سیستم متمرکز قرار بگیرد، پیش از وقوع هرگونه معامله ای، این امکان بر‌ای افراد ذیحق وجود دارد که از وضعیت آن ملک آگاهی یابند و بر این اساس، حقوق خود را محفوظ داشته و از بزه دیدگی خود جلوگیری کنند.

یکی از راهکارهای اساس در زمینه ایجاد سیستم جامع اطلاعات ثبتی، تهیه نقشه کاداستر است.[۳] به موجب ماده ۵۶ الحاقی قانون ثبت اسناد و املاک کشور مصوب ۱۸ /۱۰/ ۱۳۵۱، سازمان ثبت موظف به تهیه و اجرای طرح کاداستر شد. این طرح به صورت فراگیر به مرحله اجرا درنیامده است. در حال حاضر، همه اطلاعات املاک ثبت شده در پرونده‌های املاک و در بایگانی ثبت موجود است که به هنگام نیاز، از بایگانی ثبت به ادارات مربوط منتقل میشود و تنها ضامن‌ایمنی و سلامتی آن تعهد اخلاقی کارمندان ثبت است[۴]. ضرورت اجرای طرح کاداستر بر کسی پوشیده نیست. با اجرای آن، میتوان سیستم مکانیزه اطلاعات را ایجاد کرد که به وسیله آن دسترسی به میزان دارایی غیرمنقول افراد مقدور خواهد بود. در راستای اهمیت طرح کاداستر، کشورهای مختلفی، به سرعت به آن جنبه اجرایی داده اند.[۵]

شایان ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز اقدام‌هایی در راستای ایجاد سامانه اجماع اطلا عات ثبتی انجام داده است، اما تاکنون، جنبه اجرایی آن تحقق پیدا نکرده است.[۶]

بنابراین، ضرورت برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات در سازمان، بیش از پیش وجود دارد.[۷] زیرا عدم حرکت مناسب سازمان در جهت همگامی با فناوریهای نوین، نه تنها در کارکرد عادی این سازمان اختلال ایجاد کرده است، بلکه زمینه را برای ارتکاب جرمهای ثبتی مساعدتر ساخته است.